6 najczęściej popełnianych błędów przy organizowaniu eventów

Ale jeśli chcesz, by zaproszeni przez Ciebie goście rewelacyjnie się bawili, a wydarzenie spełniło swoją rolę (czyli np. pozwoliło Ci pozyskać nowych kontrahentów) – musisz zadbać o każdy detal. Nawet małe błędy mogą być niewybaczalne.

Brzmi strasznie? Trochę tak. Ale w świecie biznesu liczy się profesjonalizm. Jeśli więc już myślisz o tym, by zorganizować ciekawą konferencję, forum biznesowe czy bankiet dla ważnych gości – zrób to tak, by było dobrze. Czyli jak? Omówmy kilka typowych błędów, które mogą przekreślić wszelkie starania.

Błąd nr 1: Za późno powiadomieni goście

Jedną z najważniejszych rzeczy, o które dbają zajmujące się organizacją wydarzenia agencje eventowe – w Warszawie, Paryżu czy Tokio – jest precyzyjna koordynacja terminów. Ten najważniejsza to data, kiedy wydarzenie się odbędzie. Jeśli zależy Ci na tym, żeby goście dotarli, nie możesz jej wyznaczać na ostatnią chwilę. Uwaga! Przez „ostatnią chwilę” nie rozumiemy dnia czy tygodnia przed „godziną zero”. Miesięczne wyprzedzenie to również za mało. Wstępnie datę warto wyznaczyć minimum na pół roku przed eventem, a potwierdzić ją i zaprosić gości – minimum z dwumiesięcznym wyprzedzeniem.

A jakie konsekwencje może nieść za sobą zbyt późne wybranie daty?

• Goście, których oczekujesz nie dotrą na event – najczęściej po prostu dlatego, że ich napięty kalendarz na to nie pozwoli.
• Będziesz mieć kłopot z dograniem terminów – np. z dobrą firmą cateringową, fotografem, specjalistami, którzy będą przygotowywać materiały dla uczestników… można tak długo wymieniać.
• Wyjdziesz na niepoważnego – a Twoja firma na organizację, która nie przestrzega zasad biznesowego savoir-vivre’u.

Błąd nr 2: Brak R.S.V.P.

Na końcu wielu zaproszeń na eventy wszelkiego typu pojawia się tajemniczy skrót R.S.V.P. Co oznacza? To francuski akronim, który jest prośbą o potwierdzenie obecności i uczestnictwa. Najczęściej po nim pojawia się ostateczna data przekazania informacji oraz numer telefonu/ adres e-mail, na który należy przesłać informację. Choć doświadczenie zdobyte przez agencje eventowe – Warszawa czy Kraków – pokazuje, że i tak do wielu zaproszonych trzeba zadzwonić, proces ten ułatwia orientacyjne określenie, ile spośród zaproszonych osób dotrze. Po co to potrzebne? Ot, żeby – przy ewentualnie mniejszym niż spodziewane zainteresowaniu – zamienić salę konferencyjną na mniejszą, zamówić mniej jedzenia czy „zrobić tłum”, dopraszając inne osoby. Pusta do połowy sala na pewno dobrego wrażenia nie zrobi.

Błąd nr 3: Źle wybrana lokalizacja

Ważny jest zarówno adres, a dokładniej – to jak łatwo dotrzeć do miejsca, gdzie event… będzie miał miejsce; jak i zasoby oferowane przez wybrany obiekt. W kwestii lokalizacji:

• warto postawić na miejsce łatwo dostępne dla gości – np. gdy przybywają z całej polski, niech wydarzenie odbędzie się w większym mieście centralnej Polski, na przykład w stolicy,
• należy zadbać o odpowiednią ilość miejsc parkingowych – ich brak może być problematyczny,
• warto wybrać miejsce o bogatej ofercie, którą – w razie potrzeby – będzie można elastycznie zmienić.

A gdy chodzi o wyposażenie, pamiętaj, że:

• podczas każdego eventu potrzebny Ci będzie sprzęt multimedialny – absolutne minimum to mikrofon, rzutnik multimedialny i ekran oraz odpowiednie oświetlenie,
• warto wybierać klimatyzowane sale – to istotne zwłaszcza przy dużej liczbie zaproszonych gości,
• należy stawiać na lokalizacje, które gościom zaoferują również możliwość relaksu i odpoczynku np. w przerwie między kolejnymi panelami dyskusyjnymi czy po zakończeniu oficjalnej części eventu.

Gdzie można połączyć wszystkie te elementy? Stworzona przez agencje eventowe w Warszawie lista obiektów na pewno obejmuje Centrum Rozrywki Hulakula – jeden z największych tego typu obiektów w Polsce – z profesjonalnymi salami konferencyjną, przestrzenią do zabawy oraz odpoczynku, ulokowany w dogodnym punkcie stolicy. Miejsca takie jak to cieszą się coraz większą popularnością, bo dają organizatorom szerokie pole do popisu.

Błąd nr 4: Niedopracowany program

Im bardziej „zaawansowany” event, tym bardziej musi być dopracowany. Zwłaszcza, gdy ma charakter merytoryczny. W czym rzecz? W tym, że źle poukładany program uroczystości może sprawić, że całość przeciągnie się i… po prostu stanie nudna. A czas można zarówno przeszacować, jak i niedoszacować. Aby tego uniknąć:

• stwórz precyzyjny scenariusz imprezy,
• prześlij agendę razem z zaproszeniami wszystkim gościom,
• zatroszcz się o to, by prowadzący trzymali się agendy i, w razie potrzeby, delikatnie „dyscyplinowali” goście, jeśli ci przedłużają swoje wystąpienia zbyt mocno,
• ustal z prelegentami konkretny czas na ich wystąpienia,
• zatroszcz się o to, by wydarzenia zaplanowane w trakcie eventu nie nakładały się na siebie.

Błąd nr 5: Mało interesujący prelegenci

Twój event to konferencja? A może na bankiet zaprosiłeś autorytet w swojej branży, by wygłosił wykład inauguracyjny? Pomysł dobry, ale… upewnij się, że osoby, które mają zabrać głos są nie tylko merytoryczne, ale i „retoryczne”. Zanim zaprosisz ich na swój event, przekonaj się, jak funkcjonują w przestrzeni publicznej i jak radzą sobie z występami przed dużym audytorium. Nie masz na to czasu? Zadanie za Ciebie wykona np. agencja eventowa z Warszawy.

Błąd nr 6: Brak części „rozrywkowej”

Nie samą merytoryką człowiek żyje. Zwłaszcza, jeśli event trwa wiele godzin. No cóż… bywa że nie sposób się nie znudzić. A skoro tak, miej to na względzie i pamiętaj, by zaoferować swoim gościom jakieś atrakcje. Niekoniecznie musi to być standardowy „program artystyczny”, czyli krótki występ muzyczny. Kręgle po zakończeniu części oficjalnej? A może partyjka bilardu lub wspólna zabawa na parkiecie? Wszystko zależy od charakteru eventu oraz tego, jak bardzo jest oficjalny. Skonsultuj to z ekspertami z agencji eventowej i dopracuj plan tak, by nie wiało nudą.

Gdyby chcieć streścić najważniejsze zasady organizacji eventów do kilku słów, rzec by można: rzetelnie zaplanuj, dopnij wszystko na ostatni guzik i zadbaj o ciekawy program. Tak niewiele i tak wiele trzeba, by osiągnąć sukces.

^{Fot. Materiały zewnętrzne}