Jak niszczyć dokumenty zgodnie z przepisami? Co jest ważne?

Opublikowano: 2020-03-26
Niszcz dokumenty zgodnie z przepisami.
W 2018 roku weszły w życie nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO), które wprowadziły szereg nowych regulacji jeśli chodzi o gromadzenie i niszczenie dokumentów firmowych.

Wraz z normami krajowymi oznacza to, że firmy mają obowiązek niszczenia dokumentów, które zawierają istotne dane osobowe klientów, partnerów i pracowników. I choć nowe, rygorystyczne przepisy miały na celu ochronę danych, jednak w praktyce nie każdy właściciel firmy wie obecnie jak, kiedy i w zgodzie z przepisami niszczyć dokumenty firmowe.

Jak prawidłowo niszczyć dokumenty firmowe KROK PO KROKU?

Samodzielne niszczenie dokumentacji nie jest dobrym rozwiązaniem i zdecydowanie lepiej zlecić to odpowiedniej firmie. Renomowane firmy, np. na terenie dużych miast, takich jak Kraków, oferują różne metody niszczenia dokumentów firmowych i innych nośników danych podczas przeprowadzek, w tym:

  • niszczenie dokumentów w systemie pojemnikowym;
  • niszczenie nośników pamięci, w tym: płyt CD, DVD i dysków twardych podczas przeprowadzki i porządkowania dokumentacji przedsiębiorstwa;
  • mobilne niszczenie dokumentów

Każda z tych form niszczenia dokumentacji posiada swoje zalety.

Niszczenie dokumentów w systemie pojemnikowym - na czym polega i czy jest odpowiednie podczas porządkowania dokumentacji firmy i przeprowadzki?

Usługę niszczenia dokumentów w systemie pojemnikowym oferują często firmy przeprowadzkowe, co jest wygodne i praktyczne, ponieważ pozwala właścicielom firm podczas organizowania przeprowadzki zadbać też o bezpieczne i sprawne zniszczenie nieaktualnych dokumentów. Odbywa się to z zastosowaniem bezpiecznych pojemników, do których trafia dokumentacja. Ich szczelności chroni zamykanie na klucz, dzięki czemu nie ma obaw, że ważne dane przedsiębiorstwa dostaną się w niewłaściwe ręce lub ktoś z osób trzecich będzie miał do nich wgląd.

Bezpieczne pojemniki są też wyposażone w zintegrowany system blokad i posiadają oznaczenia z kodem kreskowym, co klientowi daje możliwość śledzenia kolejnych etapów niszczenia. Dzięki temu utylizacja dokumentacji firmowej jest szybka i sprawna i można ją przeprowadzić podczas przenoszenia się np. do nowej siedziby na drugim końcu miasta i korzystania z usług tej samej firmy przeprowadzkowej. Niszczenie nośników pamięci, w tym: płyt CD, DVD i dysków twardych podczas przeprowadzki

Renomowane firmy transportowe na etapie przeprowadzania siedziby firmy w nowe miejsce dają też możliwość bezpiecznego i trwałego niszczenia niepotrzebnych danych firmowych zawartych na płytach CD, DVD i dyskach twardych.

Niszczenie odbywa się w specjalnie do tego przeznaczonych obiektach, a dostęp do danych mają tylko osoby upoważnione do tego. Firmy przeprowadzkowe realizują niszczenie dokumentów w obecności klienta - jeśli jest taka konieczność lub pokazują mu zapis z kamery, by zagwarantować pełną ochronę i możliwość monitorowania całego procesu.

Mobilne niszczenie dokumentów firmy zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi

Właściciele wielu firm decydują się na regularne porządkowanie dokumentacji przedsiębiorstwa i niszczenie danych, które nie są już potrzebne. Takie czynności warto wykonać także podczas przeprowadzki, by nie było konieczności przewożenia dodatkowych, niepotrzebnych dokumentów czy nośników pamięci. Co istotne, teraz można to zrobić z firmą przeprowadzkową, ponieważ często oprócz usługi przewożenia mebli i wyposażenia biura zapewnia ona też bezpieczne i zgodne z procedurami niszczenie dokumentów firmowych. W ten sposób zyskuje się nie tylko dwie usługi jednocześnie, ale też pewność, że powierza się niszczenie dokumentów firmy profesjonalnej firmie, której pracownicy posiadają niezbędną wiedzę i uprawnienia. W świetle nowych, rygorystycznych przepisów o ochronie danych osobowych ma to znaczenie w każdym przedsiębiorstwie.

Podczas organizowania przeprowadzki biura w nowe miejsce warto też zadbać o zniszczenie starych i niepotrzebnych dokumentów i nośników pamięci. Można to zrobić szybko i wygodnie dzięki skorzystaniu z usługi firmy zajmującej się zarówno przewożeniem wyposażenia biura jak i utylizacją dokumentów.

Fot. Materiały zewnętrzne




Społeczność
Reklama


 
W tej witrynie stosujemy pliki cookies. Standardowe ustawienia przeglądarki internetowej zezwalają na zapisywanie ich na urządzeniu końcowym Użytkownika. Kontynuowanie przeglądania serwisu bez zmiany ustawień traktujemy jako zgodę na użycie plików cookies. Więcej w Polityce Cookies. Ukryj komunikat