Kto nie złoży dokumentów, może stracić dodatkowe lata stażu pracy. Ważna zmiana w 2026 roku

W mediach społecznościowych pojawiają się ostatnio alarmujące komunikaty: "Kto nie złoży wniosku do ZUS, straci dodatkowe lata stażu pracy".

Jest w nich sporo prawdy, ale wymagają doprecyzowania.

Nie chodzi o to, że ZUS nagle wykreśli komuś przepracowane lata. Nowe przepisy dają natomiast możliwość zaliczenia do stażu pracowniczego okresów aktywności zawodowej, których wcześniej zasadniczo nie uwzględniano. Aby obecny pracodawca mógł je doliczyć, pracownik musi je odpowiednio udokumentować.

Dla wielu osób różnica może wynosić kilka, a nawet kilkanaście lat.

Zlecenie i działalność gospodarcza wliczają się do stażu

Od 2026 roku obowiązują nowe zasady ustalania stażu pracy.

W sektorze finansów publicznych stosuje się je od 1 stycznia 2026 roku, natomiast u pozostałych pracodawców, czyli między innymi w prywatnych przedsiębiorstwach, od 1 maja 2026 roku.

Do stażu mogą zostać zaliczone między innymi okresy:

• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,

• współpracy z osobą prowadzącą działalność,

• wykonywania umowy zlecenia,

• wykonywania umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,

• wykonywania umowy agencyjnej,

• współpracy z osobą wykonującą takie umowy,

• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,

• wykonywania za granicą pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy.

Nie oznacza to jednak zaliczenia wszystkich umów cywilnoprawnych.

Umowa o dzieło nie została objęta nowymi zasadami.

Co daje dodatkowy staż pracy?

To właśnie dlatego zmiana jest tak ważna. Staż pracy wpływa na wiele uprawnień pracowniczych.

Doliczenie wcześniejszych okresów może oznaczać między innymi:

• zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego,

• wyższy dodatek stażowy, jeżeli przysługuje u danego pracodawcy,

• szybsze uzyskanie prawa do nagrody jubileuszowej,

• wyższą odprawę,

• w określonych przypadkach dłuższy okres wypowiedzenia,

• szybsze nabycie innych świadczeń uzależnionych od stażu pracy.

Najbardziej czytelnym przykładem jest urlop.

Pracownik mający staż krótszy niż 10 lat ma zasadniczo prawo do 20 dni urlopu rocznie. Po osiągnięciu co najmniej 10-letniego stażu wymiar wzrasta do 26 dni.

Osoba, która przez kilka lat pracowała na zleceniu, a dopiero później przeszła na etat, może więc po doliczeniu wcześniejszych okresów znacznie szybciej przekroczyć wymagany próg.

Nic nie zrobi się automatycznie

To jedna z najważniejszych informacji.

Pracodawca nie musi sam szukać informacji o wszystkich wcześniejszych zleceniach czy działalnościach swoich pracowników. To pracownik powinien wykazać okresy, które chce doliczyć do stażu.

Podstawowym dokumentem w przypadku okresów zarejestrowanych w systemie ubezpieczeń społecznych jest zaświadczenie z ZUS.

W tym celu przygotowano specjalny wniosek oznaczony symbolem USP - wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy.

Jak złożyć wniosek do ZUS?

Wniosek USP można złożyć przez konto w eZUS.

Co ważne, ZUS wskazuje, że jest to wniosek składany wyłącznie elektronicznie. Nie przygotowano jego papierowej wersji.

Procedura wygląda następująco:

1. należy zalogować się na swoje konto w eZUS,

2. znaleźć "Kreator wniosku «stażowe»",

3. utworzyć nowy wniosek,

4. uzupełnić wymagane informacje,

5. wysłać dokument do ZUS.

Po otrzymaniu zaświadczenia należy przekazać je pracodawcy.

Jest ważny termin - 24 miesiące

Najwięcej emocji budzi przepis przejściowy.

Osoby, które były już zatrudnione w momencie objęcia ich pracodawcy nowymi przepisami, mają 24 miesiące na przedstawienie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy stażu.

Termin liczony jest:

• od 1 stycznia 2026 roku - dla osób zatrudnionych wtedy u pracodawców należących do sektora finansów publicznych,

• od 1 maja 2026 roku - dla osób zatrudnionych wtedy u pozostałych pracodawców, w tym w firmach prywatnych.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprost wskazuje, że jeżeli pracownik nie udokumentuje danego okresu w przewidzianym terminie, pracodawca, u którego był zatrudniony w dniu wejścia nowych zasad, nie wliczy tego okresu do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Państwowa Inspekcja Pracy również zwraca uwagę, że po upływie 24 miesięcy może być za późno na doliczenie takich okresów u obecnego pracodawcy.

Czy naprawdę "stracimy lata stażu"?

Nie jest to tak proste, jak sugerują niektóre nagrania w mediach społecznościowych.

Nieudokumentowanie okresu nie oznacza, że ktoś traci kilka lat swojej historii zawodowej albo że ZUS je kasuje.

Chodzi o możliwość wykorzystania tych okresów przy ustalaniu uprawnień pracowniczych u konkretnego pracodawcy.

Co więcej, 24-miesięczny termin przejściowy dotyczy osób, które były już zatrudnione u danego pracodawcy w chwili wejścia nowych regulacji. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że jeżeli ktoś rozpoczął zatrudnienie w prywatnej firmie dopiero po 1 maja 2026 roku, ten szczególny 24-miesięczny termin go nie obowiązuje.

Nie należy więc interpretować nowych przepisów jako jednego ogólnopolskiego terminu, po którym wszystkie niezgłoszone zlecenia "przepadają".

Nie zawsze trzeba mieć zaświadczenie z ZUS

Jest jeszcze jeden ważny szczegół.

Hasło "musisz złożyć wniosek do ZUS" również jest pewnym uproszczeniem.

ZUS może potwierdzić przede wszystkim okresy, o których posiada informacje w systemie. Dotyczy to m.in. pracy na zleceniu, podczas której dana osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, czy prowadzenia działalności gospodarczej.

Ale istnieją sytuacje, w których okres może zostać zaliczony do stażu, mimo że ZUS nie wystawi standardowego zaświadczenia.

Byłaś studentką i pracowałaś na zleceniu? To szczególnie ważne

Dobrym przykładem są osoby, które wykonywały umowę zlecenia jako uczniowie lub studenci przed ukończeniem 26. roku życia.

ZUS wyjaśnia, że za takie okresy nie wystawi zaświadczenia USP, jeżeli dana osoba nie podlegała wówczas ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że okres przepada.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że pracownik może próbować potwierdzić taką aktywność innymi dokumentami.

Mogą to być na przykład:

• umowy,

• rachunki,

• potwierdzenia przelewów wynagrodzenia,

• zaświadczenia od zleceniodawcy,

• dokumenty podatkowe,

• inne dokumenty pozwalające ustalić, że praca faktycznie była wykonywana.

Sama podpisana przed laty umowa zlecenia może nie wystarczyć, ponieważ potwierdza zawarcie umowy, ale nie zawsze dowodzi, że praca rzeczywiście była wykonywana przez cały wskazany w niej okres.

Co ze zleceniami sprzed 1999 roku?

ZUS przewidział również rozwiązanie dla starszych okresów aktywności zawodowej.

W przypadku okresów ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 roku należy nadal korzystać z wniosku US-7, ponieważ informacje z tego czasu nie są zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego w taki sposób jak późniejsze dane.

Jeżeli dany okres rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 roku i trwał również po tej dacie, konieczne może być złożenie dwóch wniosków:

• US-7 za część sprzed 1999 roku,

• USP za okres od 1 stycznia 1999 roku.

ZUS odmówił wydania zaświadczenia? To jeszcze nie koniec

Może się zdarzyć, że na koncie ubezpieczonego zabraknie informacji potrzebnych do wydania zaświadczenia.

W takiej sytuacji ZUS może odmówić jego wystawienia.

Pracownik może jednak wystąpić o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i przedstawić posiadane dokumenty. ZUS informuje, że taki wniosek można przekazać poprzez eZUS, pocztą albo osobiście w placówce Zakładu.

Warto więc nie rezygnować od razu, szczególnie jeżeli chodzi o kilka lat wcześniejszej aktywności zawodowej.

To nie ma związku z wysokością emerytury

Nowych przepisów nie należy również mylić ze stażem emerytalnym.

Zmiana dotyczy stażu pracy wykorzystywanego do ustalania uprawnień wynikających ze stosunku pracy.

Nie oznacza automatycznego dopisania nowych okresów do stażu emerytalnego i nie zmienia zasad wyliczania emerytury czy renty. Państwowa Inspekcja Pracy wyraźnie rozróżnia oba pojęcia.

Warto sprawdzić swoją historię zawodową już teraz

Osoby, które przez część kariery pracowały poza etatem, powinny zainteresować się zmianami szczególnie uważnie.

Kilka lat na umowie zleceniu albo prowadzenie własnej firmy może dziś mieć realne znaczenie dla uprawnień pracowniczych.

Najważniejsze jest jednak to, aby nie czekać do ostatniej chwili. Uzyskanie zaświadczenia z ZUS może być proste, jeśli wszystkie dane znajdują się w systemie, ale przy starszych okresach może być konieczne dodatkowe postępowanie wyjaśniające i poszukiwanie dokumentów.

Dlatego popularne internetowe ostrzeżenie warto sformułować nieco dokładniej: nie każdy musi natychmiast składać wniosek do ZUS, ale osoby chcące skorzystać z dodatkowych lat stażu powinny zadbać o ich udokumentowanie i przekazanie dokumentów pracodawcy. W przypadku pracowników objętych przepisami przejściowymi obowiązuje 24-miesięczny termin.

Dla części osób może to oznaczać kilka dodatkowych dni urlopu, wyższy dodatek albo wcześniejsze uzyskanie innych świadczeń pracowniczych.

PMP

^{Fot. Wygenerowano AI}

^{Źródła: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Państwowa Inspekcja Pracy.}