Etat to nie tylko pensja brutto. Ile naprawdę kosztuje pracodawcę umowa o pracę?

Z punktu widzenia pracownika etat oznacza realne korzyści: płatny urlop, ochronę podczas choroby, uregulowany czas pracy, okres wypowiedzenia czy prawa związane z rodzicielstwem. Jest jednak druga strona medalu, o której w publicznej dyskusji mówi się zdecydowanie rzadziej: większość kosztów związanych z tymi uprawnieniami ponosi pracodawca.

Reforma PIP nie zmieniła definicji etatu

Nowe przepisy obowiązują od 8 lipca 2026 roku. Nie oznacza to jednak, że każda umowa zlecenia czy współpraca B2B powinna zostać zamieniona na etat.

Ministerstwo podkreśla, że reforma nie zmieniła Kodeksu pracy ani definicji stosunku pracy. Nowe są przede wszystkim możliwości egzekwowania istniejących przepisów. Jeśli ktoś wykonuje pracę osobiście, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę oraz pod jego kierownictwem, może występować stosunek pracy niezależnie od nazwy podpisanej umowy. Prawidłowo skonstruowane i rzeczywiście cywilnoprawne umowy nadal pozostają legalne.

Dla osoby zatrudnionej przekształcenie umowy może być więc korzystne. Dla przedsiębiorcy oznacza jednak nie tylko zmianę nazwy dokumentu, lecz również znacząco większy koszt zatrudnienia.

4806 zł brutto nie kosztuje pracodawcy 4806 zł

Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4806 zł brutto. Minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych to 31,40 zł.

Przy typowej umowie o pracę pracodawca finansuje ze swoich pieniędzy m.in. 9,76 proc. składki emerytalnej, 6,5 proc. rentowej, całą składkę wypadkową, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz FGŚP. Składka wypadkowa zależy od konkretnego płatnika, dlatego poniższy przykład zakłada często stosowaną stawkę 1,67 proc.

Czyli pracownik zatrudniony za ustawowe minimum kosztuje firmę około 984 zł miesięcznie więcej niż wynosi jego wynagrodzenie brutto.

Jeżeli pracownik uczestniczy w PPK, pracodawca finansuje dodatkowo podstawową wpłatę w wysokości 1,5 proc. wynagrodzenia, czyli przy płacy minimalnej kolejne około 72 zł miesięcznie.

A ile z 4806 zł dostaje pracownik?

Także kwota brutto nie jest tym, co trafia na konto.

Przy standardowych założeniach - pracownik powyżej 26. roku życia, podstawowe koszty uzyskania przychodu 250 zł, złożony PIT-2, brak PPK i dodatkowych ulg - z 4806 zł brutto pracownik otrzymuje około 3605,85 zł netto.

Z wynagrodzenia finansowane są m.in. składki emerytalna, rentowa i chorobowa pracownika, składka zdrowotna oraz zaliczka na PIT. W 2026 roku podstawowe koszty uzyskania przychodów wynoszą 250 zł miesięcznie, a pierwszy próg skali PIT to 12 proc. do 120 tys. zł dochodu rocznie.

Oznacza to ciekawą różnicę:

pracownik dostaje około 3606 zł na konto, podczas gdy pracodawcę zatrudnienie tej osoby kosztuje około 5790 zł.

Różnica przekracza więc 2180 zł miesięcznie.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że nie cała ta różnica jest "podatkiem pracodawcy". Część składek i PIT jest finansowana z wynagrodzenia brutto pracownika, a pracodawca jedynie pełni rolę płatnika i przekazuje pieniądze odpowiednim instytucjom. Bezpośrednim dodatkowym kosztem przedsiębiorcy są przede wszystkim składki finansowane po jego stronie.

Etat oznacza również płacenie za czas, w którym pracownik nie pracuje

Koszt składek jest łatwy do pokazania w kalkulatorze. Znacznie trudniej wycenić drugą grupę kosztów wynikających z Kodeksu pracy.

Pracownik ma prawo do 20 albo 26 dni płatnego urlopu wypoczynkowego w roku, zależnie od stażu. Oznacza to cztery lub ponad pięć tygodni, podczas których otrzymuje wynagrodzenie, mimo że nie świadczy pracy.

Dla części przedsiębiorstw nie oznacza to większego wydatku niż miesięczna pensja. W firmach, w których ktoś musi w tym czasie wykonywać obowiązki nieobecnego pracownika, pojawia się jednak dodatkowy koszt zastępstwa, nadgodzin albo reorganizacji pracy.

Podobna sytuacja występuje przy chorobie. Przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku, a w przypadku starszych pracowników w odpowiednich warunkach przez 14 dni, wynagrodzenie chorobowe finansuje pracodawca z własnych środków. Najczęściej wynosi ono 80 proc. podstawy, choć w określonych sytuacjach pracownik zachowuje 100 proc. wynagrodzenia. Dopiero później pojawia się zasiłek chorobowy finansowany z systemu ubezpieczeń społecznych.

Uprawnienia, za którymi stoi rachunek pracodawcy

Kodeks pracy przewiduje znacznie więcej sytuacji, w których przedsiębiorca ponosi koszt mimo braku normalnego świadczenia pracy albo musi ponieść dodatkowy wydatek. Należą do nich m.in.:

• 2 dni lub 16 godzin płatnej opieki nad dzieckiem do 14. roku życia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia;
• 2 dni lub 16 godzin zwolnienia z powodu siły wyższej, za które pracownik otrzymuje połowę wynagrodzenia;
• dodatki za nadgodziny wynoszące 50 lub 100 proc. wynagrodzenia albo obowiązek udzielenia czasu wolnego;
• badania wstępne, okresowe i kontrolne, których koszt ponosi pracodawca, podobnie jak wynagrodzenie za czas części badań odbywających się w godzinach pracy;
• szkolenia BHP odbywające się w czasie pracy i na koszt pracodawcy;
• okresy wypowiedzenia, ograniczenia możliwości rozwiązania umowy oraz dodatkowa ochrona niektórych grup pracowników.

Do tego dochodzą koszty prowadzenia dokumentacji, ewidencji czasu pracy, obsługi kadrowo-płacowej, BHP, oceny ryzyka zawodowego, wyposażenia stanowiska czy zastępstw.

Nie wszystkie uprawnienia pracownicze są jednak finansowane bezpośrednio przez przedsiębiorcę. Przykładowo zasiłki macierzyńskie i rodzicielskie są świadczeniami systemu ubezpieczeń społecznych. Pracodawca ponosi natomiast organizacyjne konsekwencje długiej nieobecności i konieczności zapewnienia zastępstwa.

Pracownik widzi prawo. Pracodawca musi znaleźć pieniądze

Z perspektywy pracownika zapis w Kodeksie pracy oznacza prawo do urlopu, wynagrodzenia za chorobę czy wolnego na określone sytuacje rodzinne.

Z perspektywy przedsiębiorcy ten sam przepis bardzo często oznacza konkretną pozycję w budżecie firmy.

Państwo może ustawowo określić, że pracownik ma otrzymać płatny dzień wolny. Nie oznacza to jednak, że państwo przekazuje pracodawcy pieniądze potrzebne do jego sfinansowania.

Pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie ze środków wypracowanych przez przedsiębiorstwo.

To szczególnie istotne w małych firmach. Duża korporacja łatwiej rozłoży absencję jednej osoby na kilkuset pracowników. W sklepie, salonie kosmetycznym, restauracji, żłobku czy małym biurze brak jednej osoby może oznaczać konieczność znalezienia zastępstwa albo dodatkowej pracy całej reszty zespołu.

Dlaczego więc firmy wybierają zlecenia lub B2B?

Odpowiedź nie zawsze sprowadza się do chęci "pozbawienia pracownika praw".

Umowa cywilnoprawna może być zgodnym z prawem i racjonalnym rozwiązaniem, gdy rzeczywisty sposób wykonywania pracy ma charakter cywilnoprawny. Państwowa Inspekcja Pracy sama podkreśla, że zlecenie i B2B pozostają dopuszczalne, jeśli odpowiadają charakterowi współpracy.

Różnica ekonomiczna jest jednak jednym z powodów, dla których forma zatrudnienia ma tak duże znaczenie.

Etat oznacza większą ochronę pracownika, ale ta ochrona nie jest bezkosztowa.

535 etatów to sukces. Ale rachunek również istnieje

Z perspektywy osoby, która faktycznie przez lata wykonywała pracę jak pracownik, lecz nie miała urlopu czy ochrony wynikającej z Kodeksu pracy, przekształcenie kontraktu w etat może być bardzo dobrą wiadomością.

Z perspektywy państwa reforma oznacza także większą skuteczność egzekwowania istniejących przepisów. Ministerstwo zaznacza dodatkowo, że ma ona chronić firmy prawidłowo zatrudniające pracowników przed konkurencją przedsiębiorstw sztucznie obniżających koszty poprzez pozorne kontrakty cywilnoprawne.

Warto jednak przy okazji takich komunikatów pokazywać pełny rachunek.

Przy minimalnym wynagrodzeniu 4806 zł brutto firma wydaje miesięcznie około 5790 zł, podczas gdy pracownik otrzymuje około 3606 zł netto. Następnie przedsiębiorca finansuje część absencji chorobowej, płatne urlopy i zwolnienia od pracy, badania, szkolenia BHP oraz inne obowiązki wynikające z prawa pracy.

To nie oznacza, że te prawa są niepotrzebne. Oznacza jedynie, że ktoś musi je sfinansować.

I w wielu przypadkach tym "kimś" nie jest budżet państwa, lecz konkretny pracodawca.

Dlatego dyskusja o umowach o pracę nie powinna sprowadzać się wyłącznie do hasła: "pracownik dostał więcej praw". Równie ważne jest pytanie:

ile te prawa kosztują i kto ostatecznie za nie płaci?

PMP

^{Fot. Wygenerowano AI}